勉強カフェでは、店舗が増えるにつれ「本部の決定事項を各店舗に伝える事」、「アルバイトスタッフへの細かい指示出し」、「優れた成果を店舗間で共有すること」が困難になりました。チャットワークを活用すると、これらの問題を全て解決でき、お客様へのサービスも向上させることができました。
1．都内に3店舗を展開、アルバイトが活躍している「勉強カフェ」
Q: 「勉強カフェ」について教えてください。
大人のための「勉強空間」を提供しているカフェです。
都内に3店舗（北参道・秋葉原・田町）展開しています。
快適な空間で勉強に集中できること、一緒に頑張る勉強仲間をスタッフが紹介すること、
会員同士の交流の場があることが特徴です。
従業員数16名（社員6名、アルバイト10名）で3店舗を運営しています。
2．「店舗の増加にともなう意思疎通の難しさ」を解決
Q: 店舗間、上司と部下間の意思疎通問題をどうやって解決したのですか？
大きく３つの問題があり、チャットワークで解決しました。
1.本部から店舗、店舗内での情報共有が困難
- ・シフトに入っていないアルバイトスタッフに申し送りすることが難しい
- ・本部の決定事項を各店舗に共有するのが難しい
グループチャット「店舗情報共有」で解決
会社の決定事項を「店舗情報共有」チャットに書きこみます。これをアルバイト全員が閲覧するので、情報を一括で共有できるようになりました。
2.細かな指示出しが困難
- ・アルバイトに口頭で細かな指示を出すがミスが起こりやすい
- ・口頭の指示出しでは効率が悪く、作業が思うように進まない
グループチャット「タスク共有」で解決
「タスク共有」チャットを使うと、申し送りがスムーズになり、お客様へのサービスが向上しました。
「この会員様が来たらコレを渡してね」、「この会員様が来られたら〇〇様とおつなぎしてね」など、以前はアルバイトスタッフに毎回口頭で伝えていました。
これを「タスク共有」チャットでおこなうと、前もってタスクとして指示しておけるので、伝え忘れることもなくなりました。スタッフ側も口頭で聞くのとは違い、記録に残ることからミスが0に近づきました。
3.店舗間のコミュニケーションが困難
店舗ビジネスにおける最大の障害は「店舗増に伴う意思疎通の難しさ」です。1店舗では簡単だったスタッフ同士のコミュニケーションが、2店舗に増えると困難になりました。
ひとつのオフィスに全員が集まることが無い中で、コミュニケーションを取れる方法を模索していました。
そんな中チャットワークがリリースされました。シンプルで高機能、アイコンも可愛くとっつきやすい雰囲気があるので「これならアルバイトスタッフでも簡単に操作できる」と思いました。
実際に使うと、店舗間のコミュニケーションがスムーズにとれるようになりました。結果、店舗作業の生産性は格段に上がりました。
更にうれしいことに、コミュニケーションを取るために割いていた時間を短縮でき、マネージャーは１日に2時間、アルバイトスタッフは1時間も作業時間を短縮できました。その時間はお客様のために使えるようになり、会員様に合わせた細かいサービス提供ができるようになりました。
3．店舗間のコミュニケーションを向上させた３つのナイスアイデア
Q:指示出しや決定事項の共有以外でも効果的な「グループチャット」があるそうですね。
はい。「勉強カフェ」オリジナルの使い方を３つ紹介します。
「ありがとう伝言板」
その日の業務にあたるすべての社員、アルバイトスタッフが勤務後に毎日感謝し合う仕組みです。
仕事は一人ではできません。
チームでサービスを提供する店舗ビジネスでは特にそうなので、お互いに感謝の気持ちをきちんと伝える社風にしたいと考えていました。
そこでチャットワークを使えば簡単に感謝の気持ちが飛び交うのではないかと考えました。
使い始めると、勤務場所の違いやシフトの都合でなかなか会うことが出来ないスタッフ同士が簡単に感謝を伝えられるようになりました。
「褒められた！報告板」
日々の仕事の中で会員さまに褒められた、喜んでもらえた経験をシェアするものです。
複数店舗になると、せっかくいただいたお褒めの言葉を、社内に共有することができません。そこで「褒められた！報告版」にアップすることにしました。
「お客様はどういった目的で来られているのか」という弊社の社会的な価値を再度確認できました。また、みんなが褒められているように感じることができるので、モチベーションが上がりました。
「成功のミカン箱」
ソフトバンクの孫正義氏や世界のホンダの本田宗一郎氏が、創業して間もない頃、みかん箱の上で成功宣言をしたという有名な箱をグループチャットで再現しました。
このチャットでは、全てのスタッフが目標を宣言し、タスク機能を使って達成の期日を明確にします。
目標を達成できたら、達成メンバーでお祝いの食事会をおこないます。例えばスタッフの松本は、10月個人目標として「英会話カフェを三回開催し、一回は留学生を連れてくる」という目標を立て達成しました。
4．チャットワークの感想と今後の期待
Q: 率直な感想や今後の期待をお願いします。
チャットワークの感想
チャットワークは、アルバイトスタッフとマネージャーとの信頼関係を良好にしてくれる最高のコミュニケーションツールです。
月に数日しかシフトに入っていないスタッフにも「情報共有グループ」を作ることで、常に同じ情報量で仕事ができるのでとても早く仕事が進みます。
効率化が進んだ分、お客様へ対応する時間が大幅に増えました。何より使っていてとてもワクワク楽しく仕事できますね。それがスタッフにも受けているのだと思います。
楽しく仕事ができることでお客様にパフォーマンスの高いサービスができるようになりました。
チャットワークへの期待
店舗ビジネスはまだまだアナログな部分が多い業界。だからこそ飛躍的に変化することもできる業界だと考えています。
チャットワークのような画期的なサービスをこれからも期待しています。
また、ビジネス利用に加えて一般の消費者がメールの代わりとしてチャットワークを使うようになると、さらに効率化も進み、色々な使い方ができるようになりそうですね。「メールの代わりにチャットワーク」期待しています。
勉強カフェのみなさま、お忙しい中ありがとうございました！
店舗が増え、お店同士の意思疎通が
難しくなりましたが、チャットワークを導入するとコミュニケーションは良好に、サービス品質も向上しました。
株式会社ブックマークス 3店舗の「勉強カフェ」を 運営するスタッフのみなさま